Penyedia Cloud Storage dan File Sharing Bisnis Terbaik untuk 2023 – Penyimpanan cloud lebih dari sekadar tempat menyimpan data perusahaan Anda. Tentu, ini adalah huruf drive lain tempat tim berbagi file, tetapi platform ini menawarkan beberapa kemampuan lain yang tidak dapat dilakukan oleh penyimpanan lokal.

Penyedia Cloud Storage dan File Sharing Bisnis Terbaik untuk 2023

zimory.com – Fitur-fitur ini mencakup kapasitas elastis, pengeditan sebaris dengan versi multi-pengguna, dan keamanan yang lebih kuat. Sebagian besar dari mereka juga menawarkan integrasi aplikasi dengan portofolio layanan cloud Anda yang lain, terutama dengan penyedia penyimpanan dan pencadangan bisnis lainnya .

Jika karyawan Anda masih bekerja dari rumah karena pandemi, dan terutama jika itu mungkin menjadi permanen, sumber daya penyimpanan cloud adalah komponen dasar saat membangun ruang kolaborasi online kerja hybrid. Ini juga membantu jika Anda pindah ke lingkungan desktop-as-a-service (DaaS) yang lengkap .

Baca Juga : Langkah-langkah Untuk Membangun Bisnis Layanan Penyimpanan Cloud

Anda memerlukan salah satunya tidak hanya untuk menyimpan dan mengatur data, tetapi juga untuk menangani kolaborasi dasar, khususnya perlindungan data dan izin terperinci. Integrasi berarti meskipun pekerjaan utama dilakukan di aplikasi lain, seperti Salesforce atau Slack , semua manfaat tersebut tetap berlaku.

Sayangnya, luasnya kemampuan yang sama juga dapat menimbulkan kesulitan. Banyaknya fitur yang ditawarkan vendor untuk bersaing dan membedakan diri mereka dapat mempersulit untuk membidik apa yang Anda butuhkan. Namun, ada beberapa pertimbangan utama yang dibutuhkan setiap orang. Misalnya, solusi penyimpanan cloud bisnis apa pun harus dapat diakses, dapat dilacak, dan aman. Itu berarti akses di mana saja melalui cloud, log siapa yang mengakses apa dan kapan, dan layanan yang melindungi data dengan kontrol akses, cadangan, dan enkripsi.

Di tingkat TI, administrator perlu mengetahui cloud mana yang menampung data mereka dan di mana pusat data tersebut berada. Hal ini dapat membingungkan bukan hanya karena beberapa vendor enggan untuk membagikan informasi ini, tetapi juga karena banyak solusi yang mengandalkan reseller nilai tambah (VAR) untuk menghasilkan sumber daya penyimpanan cloud mereka. Itu menciptakan kekacauan back-end di mana sulit untuk menentukan di mana bit disimpan. Kami akan membahas semua masalah ini secara lebih rinci di bawah.

Apa yang Dilakukan Berbagi File Tingkat Bisnis?

Sisi positif dari daftar fitur yang terus bertambah ini adalah organisasi cerdas dapat menemukan cara baru dan kreatif untuk menggunakan infrastruktur penyimpanan mereka. Penyimpanan cloud berarti Anda dapat men-tweak layanan sehingga berfungsi sebagai sistem manajemen dokumen yang ringan atau bahkan manajer alur kerja yang mengontrol bagaimana data Anda mengalir melalui rantai pengguna. Atau Anda dapat berfokus pada fitur kolaborasi dan berbagi file sehingga karyawan dapat mengedit file yang sama di ruang tim sekaligus melindungi pekerjaan mereka dengan pembuatan versi.

Kemampuan penyesuaian semacam ini sekarang lebih penting daripada sebelumnya. Pekerjaan jarak jauh sedang meningkat, tetapi karyawan yang pindah dari model kerja kantor pusat dapat secara drastis mengubah cara pekerjaan diselesaikan. Menyimpan dan mengambil data perusahaan Anda perlu diadaptasi dan tidak ada metode penyimpanan lain yang dapat menangani perubahan tersebut semudah layanan cloud.

Intinya adalah kustomisasi yang efektif membutuhkan perencanaan, terutama ketika kustomisasi itu ada di sekitar alur kerja yang penting. Hanya karena vendor penyimpanan memiliki daftar fitur yang panjang, bukan berarti Anda akan secara otomatis memanfaatkan semuanya. Mengetahui fitur apa yang akan bekerja paling baik dan dalam kombinasi perencanaan apa yang hanya dapat dilakukan oleh Anda, staf TI, dan manajer bisnis garis depan Anda.

Fokuskan upaya perencanaan Anda hanya pada alur kerja utama pada awalnya dan mulailah dari yang kecil. Perhatikan kemampuan inti, terutama aksesibilitas yang andal, pencadangan yang efektif, penyimpanan yang aman, serta manajemen pengguna dan grup. Setelah Anda tahu bagaimana Anda ingin semua itu bekerja sementara pekerja Anda didistribusikan secara luas, Anda dapat memperluas ke alur kerja otomatis, kolaborasi, dan integrasi aplikasi pihak ketiga. Terkadang integrasi aplikasi inti harus dipertimbangkan lebih awal, misalnya jika bisnis Anda telah distandarisasi pada platform produktivitas tertentu. (yaitu, toko Google akan memilih Google Drive sementara pakaian Microsoft 365 kemungkinan akan memilih OneDrive).

Mudah “Pluggability” ke Aplikasi Anda yang Lain

Jika Anda tidak memiliki target integrasi yang jelas seperti Google Workspace , kabar baiknya adalah cloud telah mempermudah vendor yang berbeda untuk berkomunikasi satu sama lain melalui standar terbuka. Hari-hari ini Anda dapat mencampur dan mencocokkan solusi penyimpanan cloud dengan daftar panjang produktivitas saat ini dan sistem manajemen dokumen. Jika Anda harus melakukan pengkodean khusus, sebagian besar vendor menawarkan REST API sehingga Anda dapat menukar data dan memanggil fungsi di antara berbagai layanan aplikasi. Jika yang Anda butuhkan hanyalah otomatisasi yang lebih baik, maka layanan seperti IFTTT atau Zapier dapat membuat siapa pun membangun otomatisasi aplikasi coss dengan kurva belajar yang cukup rendah.

Perusahaan cloud juga melihat nilai interoperabilitas, meskipun mereka terutama mencoba mengatasinya dalam kategori dan vertikal pelanggan bernilai tinggi. Vendor seperti Microsoft dan Salesforce, misalnya, memiliki ekosistem mitra yang sangat besar dengan katalog besar penawaran layanan yang ditargetkan. Seorang mitra menggunakan produk inti perusahaan, seperti Microsoft 365 , dan membuat integrasi serta fitur alur kerja menggunakan produk tersebut dan satu atau beberapa layanan cloud pihak ketiga. Solusi tersebut dibangun untuk menarik jenis bisnis atau vertikal tertentu.

Jadi, misalnya, Vendor X mungkin membangun solusi manajemen sewa end-to-end untuk perusahaan manajemen properti kota besar. Solusi itu mungkin menggunakan database daftar properti yang ditautkan ke CRM Salesforce. Tautan itu akan mencocokkan properti dengan calon penyewa. Dari sana, dapat secara otomatis mencocokkan tipe penyewa dan tipe properti dengan template sewa yang tepat yang disimpan di database lain atau sistem manajemen kontrak atau dokumen. Sewa tersebut diisi menggunakan dokumen PDF yang dapat diedit yang dimasukkan ke dalam alur kerja persetujuan baik di kerangka kerja Salesforce atau beberapa lingkungan produktivitas lainnya, seperti Google Workspace atau Microsoft 365.

Tentu saja, semakin banyak layanan pihak ketiga yang digunakan solusi seperti itu, semakin tinggi label harga per pengguna per bulan. Tetapi fakta bahwa Anda dapat menyatukan solusi khusus seperti itu hanya dengan menggunakan arsitektur layanan cloud plug-in adalah hal yang menarik karena memungkinkan Anda menukar masuk dan keluar vendor layanan dengan cukup mudah.

Jadi, jika Anda ingin menggunakan layanan penyimpanan cloud dengan cara yang sangat khusus, lakukan perencanaan yang diperlukan untuk memahami dengan tepat jenis tweak kustom dan alur kerja yang Anda perlukan. Tapi begitu selesai, jangan menganggap Anda harus membangun semuanya sendiri. Alih-alih, pertama-tama, periksa pasar aplikasi integrasi dan nilai tambah yang tersedia dari penyedia aplikasi utama Anda serta yang ditawarkan oleh layanan penyimpanan. Seseorang mungkin telah membangun solusi end-to-end yang sempurna untuk Anda, dan itu lebih murah dan lebih mudah daripada menjalankan solusi Anda sendiri.

Penyimpanan dan Berbagi

Salah satu alasan di balik tren fitur baru yang bernilai tambah adalah bahwa kapasitas penyimpanan sebagian besar merupakan masalah yang diperdebatkan di cloud. Banyak pembeli mulai berfokus terutama pada kapasitas penyimpanan vendor dan berapa banyak yang akan mereka dapatkan untuk berapa dolar. Itu tentu saja masih perlu dipertimbangkan, tetapi secara keseluruhan, ruang penyimpanan sekarang lebih terjangkau dari sebelumnya dengan harga yang cenderung turun perlahan. Dalam hal kapasitas, sebagian besar penyedia penyimpanan cloud menawarkan penyimpanan dalam jumlah besar dan dalam berbagai tingkatan. Beberapa terabyte (TB) sudah menjadi hal yang lumrah dan tidak lagi menjadi pembeda besar antar layanan, apalagi sekarang penambahan kapasitas penyimpanan menjadi mudah dan murah.

Jika Anda tiba-tiba membutuhkan ruang ekstra 100GB untuk proyek cepat, sebagian besar vendor penyimpanan cloud menambahkan kapasitas itu dengan mengklik beberapa tombol opsi. Itu tidak hanya memberi Anda ruang baru tetapi juga secara otomatis menaikkan biaya langganan Anda. Lebih baik lagi, setelah proyek selesai dan Anda tidak membutuhkan 100GB itu lagi, Anda dapat menurunkan kapasitas dan harga kembali dengan mudah. Kapasitas elastis semacam ini mudah untuk vendor penyimpanan cloud dan hampir tidak mungkin untuk sumber daya lokal.

Tentu saja, semua kebebasan ini sekali lagi dapat membuat segalanya menjadi rumit, terutama di perusahaan yang lebih besar. Jika kapasitas penyimpanan dan tingkat langganan melonjak karena manajer departemen terus-menerus mengubah persyaratan mereka, hal itu dapat merusak anggaran jangka panjang. Pastikan untuk mengatur kontrol seputar siapa yang dapat menyesuaikan kapasitas (departemen TI Anda harus menjadi kunci di sini), bagaimana kapasitas baru harus dilaporkan, apa persyaratan keamanan dan izin minimal, kebijakan pencadangan mana yang perlu diterapkan, dan seberapa sering hal ini dapat dilakukan terjadi dalam irisan waktu tertentu (triwulanan, tahunan, dll.).

Perhatikan Detail Itu

Semua ini melukiskan gambaran yang sangat cerah ketika datang untuk merancang layanan penyimpanan Anda sendiri yang disesuaikan dan sangat terdistribusi. Dan meski itu benar, masih ada beberapa setan yang mengintai detailnya. Yang besar adalah mencari tahu persis di mana data Anda berada. Beberapa penyedia memiliki pusat data mereka sendiri sementara yang lain mengalihdayakan penyimpanan mereka ke cloud pihak ketiga lainnya, sering kali Amazon Web Services (AWS) atau pemutar Infrastructure-as-a-Service (IaaS) serupa.

Itu poin penting untuk dipertimbangkan: Apakah Anda menandatangani perjanjian tingkat layanan (SLA) dengan penyedia cloud yang bertanggung jawab langsung atas infrastruktur atau apakah penyedia terikat pada pihak lain? Jika itu pihak ketiga, pastikan untuk menyelidiki perusahaan itu dan memeriksa rekam jejaknya. Kemudian, lihat tingkat layanan yang ditawarkannya. Meskipun semua pemain utama memiliki jaminan waktu aktif tertentu, perlu diperhatikan bahwa lokasi merupakan faktor penting.

Berapa banyak pusat data yang dimiliki pihak ketiga? Berapa banyak yang lokal dan berapa banyak yang berpotensi di lokasi yang sama sekali berbeda? Jika Anda adalah perusahaan AS, membeli sumber daya penyimpanan dengan server yang hanya ditempatkan di Eropa tidak masuk akal. Terakhir, apakah data Anda didistribusikan di antara mereka untuk keandalan yang lebih baik? Anda harus dapat menentukan jawaban tersebut dengan mudah dari vendor target dan menentukan di mana Anda ingin menyimpan data sehingga Anda dapat mengoptimalkan penyimpanan untuk kecepatan akses dan redundansi.

Bagaimana karyawan Anda akan mengakses file mereka tidak hanya penting, tetapi juga dapat sangat bervariasi di antara vendor. Fungsionalitas berbagi data harus melibatkan klien sinkronisasi atau beberapa jenis perangkat lunak berbasis desktop lainnya yang berada di setiap PC atau klien dan memastikan bahwa data di cloud disinkronkan dengan replika lokal. Tetapi beberapa vendor dapat memiliki titik akses lain. Misalnya, semua perusahaan penyimpanan cloud akan menawarkan klien web, tetapi beberapa mungkin juga menjadikannya sebagai klien utama. Mungkin itu berhasil untuk Anda dan mungkin tidak, tetapi itu adalah sesuatu yang perlu Anda uji sebelum melakukannya.

Fitur Kepatuhan Peraturan Penting

Selain hanya menjaga keamanan data pelanggan, faktor lain yang secara signifikan mendukung keamanan cloud adalah kebutuhan untuk mematuhi standar peraturan penting, seperti Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) dan ISO 27001 . Livedrive for Business agak unik di sini karena berfokus pada pelanggan Eropa sehingga dibuat berdasarkan Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), itulah sebabnya servernya berlokasi di UE dan Inggris.

Persyaratan peraturan umumnya ditentukan oleh staf hukum Anda, dan Anda harus memasukkannya ke dalam perencanaan Anda. Penyedia penyimpanan cloud biasanya memiliki beberapa fitur bawaan khusus untuk mengatasi masalah kepatuhan.